PERANAN KOMUNIKASI
DALAM ORGANISASI
Komunikasi merupakan proses dimana dua orang atau lebih
saling menyampaikan informasi, pesan, ide, atau gagasan. Pada umumnya,
komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal. Namun terkadang orang-orang juga
melakukan komunikasi secara nonverbal seperti menggunakan bahasa tubuh,
tersenyum, menggeleng, dan sebagainya.
Dalam komunikasi
organisasi umumnya membahas tentang struktur dan fungsi organisasi,
hubungan antarmanusia, komunikasi dan proses pengorganisasian serta budaya
organisasi. Komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam
suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergantung satu sama lain meliputi
arus komunikasi vertikal dan horisontal.
Dan tentu saja komunikasi menjadi salah satu aspek yang
harus diperhatikan dalam suatu organisasi demi terjalinnya hubungan yang baik
antara setiap anggota, serta demi mencapai tujuan dari organisasi tersebut. Bisa
dibayangkan bila dalam suatu organisasi tidak terdapat komunikasi, maka tidak
akan ada kegiatan yang berlangsung dalam organisasi tersebut. Organisasi tidak
akan mencapai tujuannya, dan setiap anggota tidak akan saling berinteraksi satu
sama lain.
ETIKA BERKOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Walaupun demikian, dalam berkomunikasi kita juga dituntut
untuk memperhatikan aturan-aturan agar terjalin komunikasi yang baik dan tidak
menimbulkan kesalahpahaman anatarorang yang saling berkomunikasi.
Dibawah ini adalah
etika dalam berkomunikasi dengan konsep 5W+1H dalam bahasa Inggris, yaitu :
1. Who (Siapa)
Kita
harus tahu siapa lawan bicara kita. Misalnya, bila kita berkomunikasi dengan
orang yang lebih tua, atau dengan atasan, atau orang-orang yang kita segani
tentunya kita harus menggunakan bahasa yang lebih santun dengan nada yang lebih
rendah dibanding ketika kita berkomunikasi dengan teman sebaya kita. Bila
tidak, kita akan dianggap sebagai orang yang tidak sopan karena berbicara keras
atau kasar kepada atasan dan orang tua.
2. What
(Apa)
Lawan bicara harus tau apa
yang sedang dibicarakan. Dengan kata lain, kita harus pintar dalam menjelaskan
atau menyampaikan sesuatu, dan tidak bertele-tele. Karena jika lawan bicara tidak
mengerti dengan apa yang kita sampaikan pasti akan menimbulkan rasa bosan,
jengkel, dan tidak tertarik dengan apa yang kita sampaikan.
3. Where
(Dimana)
Dalam berkomunikasi kita juga harus
memperhatikan tempat. jika saja berbicara pendapat tentang sesuatu yang tidak
disukai, maka bisa saja orang sekitar kita merasa tidak suka dengan pendapat
kita.
4. When
(Kapan)
Berkomunikasi memang bisa
dilakukan kapan saja. Namun alangkah baiknya bila kita memperhatikan waktu saat
sedang berkomunikasi dengan orang lain agar tidak mengganggu kepentingan atau
kegiatan lawan bicara kita. Misalnya, bukankah tidak sopan dan akan sangat
mengganggubila kita menghubungi seseorang saat tengah malam?
5. Why
(Mengapa)
Pertanyaan ini agar fokus
dengan tujuan pembicaraan.
6. How (Bagaimana)
Maksudnya adalah bagaimana
cara kita berkomunikasi. Ketika sedang menyampaikan sesuatu sebaiknya dengan
penyampaian yang jelas dan tidak bertele-tele. Jika tidak, kemungkinan orang
yang kita beri informasi menjadi salah paham dengan apa yang kita sampaikan.
Pada postingan sebelumnya, saya juga telah membahas tentang
klasifikasi dan media komunikasi. Untuk membaca silahkan klik
disini
UNSUR-UNSUR KOMUNIKASI
1. Komunikator
(pengirim). Yaitu orang yang menyampaikan isi suatu informasi, pesan, atau
gagasan kepada komunikan (penerima). Komunikator bertanggung jawab untuk
mengirim berita dengan jelas , memilih media yang cocok , dan meminta kejelasan
apakah pesan telah diterima dengan baik, kecuali dalam komunikasi satu arah.
2. Komunikan
(penerima). Yaitu orang yang erima
pesan atau berita yang disampaikan oleh komunikator . Dalam proses komunikasi ,
penerima pesan bertanggung jawab untuk dapat mengerti isi pesan yang
disampaikan dengan baik dan benar . Dalam komunikasi dua arah, komunikan harus
memberikan umpan balik kepada komunikator untuk memastikan bahwa pesan telah
diterima dan dimengerti.
3. Saluran
(media atau channel). Yaitu saluran atau jalan yang dilalui oleh isi pernyataan
komunikator kepada komunikan dan sebaliknya . Contohnya, untuk komunikasi lisan
tidak langsung, biasanya digunakan media seperti telepon, televisi, dan
sebagainya. Sedangkan komunikasi terlulis dapat menggunakan media seperti
surat, sms, ataupun majalah dan media cetak lainnya.
PROSES KOMUNIKASI
ORGANISASI
1. Downward communication
Yaitu komunikasi yang
berlangsung dari atasan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi ini adalah
untuk:
a) Penyampaian instruksi kerja
b) Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas
perlu untuk dilaksanakan
c) Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan
yang berlaku
d) Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih
baik.
Ada 4 metode dalam penyampaian informasi kepada para
pegawai menurut Level (1972), yaitu Metode
tulisan, Metode lisan, Metode tulisan diikuti lisan, dan Metode lisan diikuti tulisan.
2. Upward communication
Yaitu komunikasi yang terjadi
ketika bawahan mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari
bawah ke atas ini adalah:
a) Penyampaian informai tentang pekerjaan pekerjaan atau
tugas yang sudah dilaksanakan
b) Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan
pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan
c) Penyampaian
saran-saran perbaikan dari bawahan
d) Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya
sendiri maupun pekerjaannya.
Komunikasi ke atas ini terlihat agak sulit dan mungkin hanya sedikit manajer
organisasi yang mengetahui bagaimana cara memperoleh informasi dari bawah
dikarenakan para pegawai cenderung menyembunyikan pikiran mereka, serta
perasaan bahwa para atasan tidak peduli pada masalah yang dialami pegawai,
ataupun perasaan bahwa atasan sulit dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang
disampaikan pegawai, dan lain sebagainya .
3. Horizontal communication.
Yaitu komunikasi yang
berlangsung di antara para karyawan yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi
arus komunikasi horisontal ini adalah:
a) Memperbaiki koordinasi tugas
b) Upaya pemecahan masalah
c) Saling berbagi informasi
d) Upaya pemecahan konflik
e) Membina hubungan melalui kegiatan bersama
4. Interline communication